Fin dai primi anni di vita dell’Università Cattolica, fondata a Milano nel 1921, le autorità accademiche si sono preoccupate della conservazione e dell’archiviazione dei documenti prodotti o ricevuti dal Rettorato, dagli organi direttivi e dalle Facoltà. Il primo Statuto dell’Istituto Giuseppe Toniolo di studi superiori, ente fondatore e finanziatore dell’Università Cattolica, attribuiva alla Segreteria del Rettorato le funzioni di assolvere «ogni compito amministrativo, provvede[re] ai bisogni delle singole Facoltà e ad ogni necessità burocratica; raccoglie[re] in archivio ogni documento; disbriga[re] la corrispondenza del Rettore, dei presidi e della Giunta direttiva».
L’attenzione riservata alla salvaguardia delle carte utili per ricostruire la storia dell’Università Cattolica ha prodotto, nel corso del tempo, un ingente patrimonio archivistico, che tuttavia è stato parzialmente danneggiato dalle vicende belliche. Molti documenti raccolti e archiviati tra gli anni Venti e i primi anni Quaranta sono stati infatti distrutti dai bombardamenti che hanno colpito l’Università Cattolica nell’agosto 1943 e che hanno causato l’incendio e il crollo parziale del palazzo in cui avevano sede gli uffici. Fortunatamente molti atti d’archivio erano stati preventivamente messi in salvo nei sotterranei dell’Ateneo o in località lontane da Milano. Le testimonianze documentarie relative alle drammatiche vicende della seconda guerra mondiale fanno percepire la preoccupazione di salvaguardare la documentazione. Se ne interessava lo stesso padre Agostino Gemelli insieme ai suoi più stretti collaboratori, in particolare al primo segretario accademico, Piero Panighi, e alla «cassiera» dell’Università Cattolica, Armida Barelli.
Il nucleo originario dell’Archivio storico dell’Università Cattolica, costituito dai fondi denominati Corrispondenza e Miscellanea, nel 1984 è stato reso accessibile al pubblico. Nel 1995 è stato istituto il Servizio Archivio storico, che si è occupato della conservazione e della gestione delle carte storiche dell’Ateneo e della Sezione fotografica. Il Servizio ha provveduto al recupero del patrimonio documentario conservato presso le strutture dell’Università e ha razionalizzato la consultazione dei fondi. Le sue ricognizioni hanno fatto emergere ingente materiale documentario presso gli uffici amministrativi, la Biblioteca e le strutture didattiche dell’Ateneo.
Tra il 2005 e il 2007 è stato effettuato un censimento più ampio, esteso alle diverse sedi dell’Università Cattolica e agli archivi di enti e istituzioni che con essa hanno avuto rapporti rilevanti. Tale censimento, collegato al progetto pluriennale che ricostruisce la Storia dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, ha evidenziato la consistenza e l’importanza della documentazione relativa alla storia dell’Ateneo e ha esplicitato la necessità di una ristrutturazione dell’Archivio e del Servizio che se ne occupa. Al primo nucleo archivistico si sono infatti aggiunti consistenti versamenti di documenti storici, che sono stati affidati alla cura e alla conservazione dell’Archivio. Nel 2011 è stato dunque istituito l’Archivio generale per la storia dell’Università Cattolica, unico per tutto l’Ateneo, supportato dall’Ufficio Archivio storico.
L’Archivio cura la conservazione, l’ordinamento e l’inventariazione del patrimonio documentario, cartaceo e multimediale relativo alla storia dell’Università Cattolica, costituito dal complesso di documenti prodotti e acquisiti dall’Ateneo nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. L’Archivio sovrintende e favorisce la consultazione, a fini di studio e ricerca scientifica, della documentazione da esso custodita. Fa capo al Rettore, che nomina un Direttore scientifico tra i professori dell’Ateneo con comprovate competenze storico-archivistiche.